Datenschutz Anwendungen – SITS Deutschland GmbH

Information zum Verantwortlichen gem. Art. 4 Nr. 7 DSGVO

SITS Deutschland GmbH
Konrad-Adenauer-Ring 33
65187 Wiesbaden
Deutschland

E-Mail: INFO@SITS-D.DE
Tel.: +49 611 945881-0

Datenschutzbeauftragte

Dr. Bettina Kraft, DPO@SITS-GROUP.CH, Konrad-Adenauer-Ring 33, 65187 Wiesbaden, Fon: +49 611 945881-99

Der Verantwortliche ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (z. B. Namen, E-Mail-Adressen) entscheidet.

1. Datenverarbeitung bei Teilnahme an einer Terminumfrage

Die SITS Deutschland GmbH nutzt den Microsoft Dienst FindTime, um Umfragen zur Terminfindung durchzuführen. Wenn Sie zu einer solchen Umfrage eingeladen werden, werden folgende Daten von Ihnen gespeichert:

• Name und Vorname
• E-Mail Adresse
• Ihre Abstimmungseintragungen

Die Daten werden im Postfach der/des Einladenden gespeichert. 90 Tage nach Beendigung der Umfrage werden Ihre Daten automatisch gelöscht. Zur Laufzeit der Umfrage können alle Eingeladenen folgende Informationen über die anderen Beteiligten sehen:

• Name und Vorname
• E-Mail Adresse
• Ob und wie die Beteiligten abgestimmt haben

Aktualisierte Informationen darüber, wie FindTime welche Daten nutzt, finden Sie hier: HTTPS://SUPPORT.MICROSOFT.COM/EN-US/TOPIC/PRIVACY-AND-PERSONAL-DATA-PROTECTION-IN-FINDTIME-7DBBEB41-245C-4573-97EA-50FCB8610CDE

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern die Terminumfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. In allen übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf unseren berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), da wir ein berechtigtes Interesse an der effektiven Organisation von Besprechungen und Terminen haben. Wenn die Datenverarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. lit. 1f DSGVO erfolgt, haben Sie jederzeit das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch einzulegen. Wir werden dann Ihre betroffenen personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen (s. Art. 21 Abs. 1 DSGVO).

Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass die Einladung zu einer Terminumfrage ausschließlich an Sie persönlich gerichtet ist. Eine Weiterleitung der E-Mail oder eine Weitergabe des in der E-Mail beinhalteten Links zur Abstimmungsseite an Dritte ist nicht gestattet.

2. Datenverarbeitung bei Teilnahme an einem Webinar

Für die Anmeldung zum Webinar verarbeiten wir die folgenden Datenarten:

• Name und Vorname
• E-Mail Adresse
• Telefonnummer
• Firmenzugehörigkeit

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b), f) DSGVO. Zweck der Datenverarbeitung ist die Durchführung des Webinars und damit die Abwicklung des Vertrags mit Ihnen, bzw. des Unternehmens, der Stelle oder der sonstigen Einrichtung, der Sie angehören. Unsere berechtigten Interessen sind die Organisation des Webinars sowie die damit verbundene Vereinheitlichung und Vereinfachung der Kommunikation, bzw. des Datenaustauschs durch die Inanspruchnahme des dabei eingesetzten Online-Dienstes.

Zugriff auf Ihre Daten haben unsere Mitarbeitenden im Marketing/Vertrieb, die mit diesen Daten zur Aufgabenerfüllung umgehen müssen.
Nach Beendigung des Webinars und Ablauf der sich daran anschließenden Aufbewahrungsfristen werden wir Ihre Daten löschen, sofern wir diese nicht mehr zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen. Während des Webinars werden über den von uns eingesetzten Online-Dienst (MS 365) auch Benutzerdaten sowie Nutzungsdaten (Chatprotokolle, Kommunikationsmetadaten, Teilnahmedauer) von Ihnen erhoben und für mindestens 90 Tage gespeichert.

Um das Webinar durchzuführen, verwenden wir Microsoft Teams. Empfänger der dabei verarbeiteten Daten ist Microsoft Ireland Operations Limited. Die damit verbundene Datenübermittlung ist abgesichert über EU-Standardvertragsklauseln, die wir mit dem Dienstleister abgeschlossen haben. Eine sonstige Datenübermittlung in Drittstaaten findet nicht statt.

3. Servicedesk

Wir bieten unseren Kunden und deren Mitarbeitern an, sich auf unserem Servicedesk (HTTPS://SERVICEDESK.SITS-D.DE) zu registrieren, um bei Problemen mit einem unserer Produkte oder wenn technischen Hilfestellungen erforderlich sind, ein Ticket erstellen zu können.

Für die Registrierung am Servicedesk benötigen wir folgende Angaben von Ihnen:

• Benutzername (Pflicht)
• Passwort (Pflicht)
• Vorname (Pflicht)
• E-Mail- Adresse (Pflicht)

Nachdem Sie sich beim Servicedesk registriert haben, können Sie sich jederzeit mit Ihrem Benutzername und dem Passwort anmelden, um neue Tickets zu erstellen sowie Ihre bereits erstellten Tickets einsehen. Ihre bei der Registrierung angegebenen Daten können Sie jederzeit im Servicedesk selbst verwalten und abändern. können auch weitere personenbezogene Daten verarbeitet werden, welche im Rahmen der Beschreibung des Tickets von Ihnen bekannt gegeben werden.

Es kommen nur solche Mitarbeiter mit Ihren personenbezogenen Daten über den Servicedesk in Berührung, welche diese für die Ausübung ihrer Tätigkeit benötigen.

Wir verarbeiten Ihre Daten über den Servicedesk zur Durchführung eines Vertrages mit Ihnen gemäß Art 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Tickets werden gelöscht/ anonymisiert, wenn der Zweck hierfür entfällt und keine weitere gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht sowie diese nicht zur Ausübung, Durchführung oder Geltendmachung rechtlicher Ansprüche benötigt werden.

4. TeamViewer

Im Rahmen der Fernwartung und unseres Helpdesks kann die Software von Teamviewer zum Einsatz kommen. Anbieter dieser Software ist die TeamViewer GmbH, Jahnstr. 30, 73037 Göppingen. Wenn Sie Fernwartung in Anspruch nehmen möchten, müssen Sie mittels eines von uns zur Verfügung gestellten Links die TeamViewer-Software vom Anbieter herunterladen und auf Ihrem Rechner ablaufen lassen. TeamViewer ermöglicht es temporär auf Ihr System zuzugreifen, Ihren Bildschirm einzusehen sowie Maus und Tastatur fernzusteuern. Bitte schließen Sie vor Ihrer Freigabe alle Fenster mit datenschutzrechtlich zu schützenden oder unternehmenskritischen Inhalten. Für Team Viewer gelten allein die Datenschutzbestimmungen der TeamViewer GmbH als Ihr Vertragspartner für die Nutzung der Software, die unter HTTPS://WWW.TEAMVIEWER.COM/DE/PRIVACY-POLICY/ abrufbar sind.

5. Kundenportal

Das Kunden-Portal dient nur zur Einsicht in Abrechnungsdaten. Sie können dort Ihr Kennwort ändern und Ihre Adressdaten einsehen. Eine Verarbeitung personenbezogener Daten darüber hinaus findet dort nicht statt.

6. Domainantrag oder Inhaberwechsel

Wenn Sie eine Domain beantragen oder den Inhaber wechseln möchten, erheben wir die Namen und Kontaktdaten des Domaininhabers sowie ggfs. des ursprünglichen Domaininhabers, des Admin Cs sowie des Rechnungsempfängers und dessen Bankverbindung. Die Erhebung der Daten erfolgt gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO zur Abwicklung der Vertragsbeziehung.

Empfänger der Daten:

.de-Domains:	DENIC eG Kaiserstraße 75 – 77 60329 Frankfurt am Main +49 69 27 235 0 INFO@DENIC.DE
Alle anderen:	Knipp Medien und Kommunikation GmbH Technologiepark Martin-Schmeißer-Weg 9 44227 Dortmund +49 231 9703-0 INFO@KNIPP.DE

Die Daten werden über die Dauer des Vertrags hinaus noch 10 Jahre aufbewahrt und anschließend gelöscht.

7. SEPA-Lastschriftmandat

Wenn Sie uns ein SEPA-Lastschriftmandat erteilen, erheben wir Ihre Bankverbindungsdaten im Rahmen des Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO zur Abwicklung der Vertragsbeziehung. Die Daten werden über die Dauer des Vertrags hinaus noch 10 Jahre aufbewahrt und anschließend gelöscht.

8. Allgemeines

Sofern in dieser Datenschutzerklärung Anwendungen nichts Spezielles geregelt ist, gilt das unter Datenschutz bereits Gesagte.