Compliance Management as a Service

Der er specifikke regler for næsten alle industrisektorer. De vigtigste er:

• GDPR: Enhver virksomhed, der behandler personoplysninger i EU, skal overholde denne EU-forordning. Fra den mindste agentur til den globale virksomhedskoncern er databeskyttelse et centralt compliance-element under GDPR.
• NIS2: Dette EU-direktiv vil blive implementeret juridisk i Tyskland i oktober 2024. Det påvirker primært en række udbydere af kritiske tjenester såsom energileverandører og transportvirksomheder. NIS2 sætter nye standarder for sikkerheden af deres netværks- og informationssystemer.
• IT-sikkerhedslov 2.0: Denne lov fokuserer på operatører af kritiske infrastrukturer. Disse inkluderer for eksempel sundhedsudbydere, finansielle institutioner og forsyningsselskaber. De er forpligtet til at gøre deres IT-systemer endnu mere modstandsdygtige over for cyberangreb.
• ESG-regler: Disse gælder ikke kun for finansielle institutioner, der investerer i bæredygtige projekter, men også for alle virksomheder, der er forpligtet til at handle på en etisk, socialt ansvarlig og miljømæssigt ansvarlig måde (``Environmental Social Governance``, ESG).
• HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act): I USA er denne lov afgørende for beskyttelsen af patientdata i sundhedssektoren.
• PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard): Dette er en globalt etableret standard for alle organisationer, der behandler, gemmer eller transmitterer kreditkorttransaktioner.

Overholdelse af lovkrav og interne politikker er en central søjle for en sikker ledelse af en virksomhed. Følgende aspekter er centrale her:

Ledelsens ansvar

Virksomhedens ledelse er ansvarlig for streng overholdelse af alle lovbestemmelser. Det er dog muligt at delegere dette ansvar til en person, der har kendskab til branchespecifikke regler og ved, hvilke tekniske foranstaltninger der er både nødvendige og passende. Hvis det er muligt, bliver IT-afdelingen eller en IT-administrator ofte tildelt disse opgaver. Den udpegede person koordinerer derefter udviklingen af IT-compliance-politikker med virksomhedens ledelse.

Overholdelse af nationale og internationale regler

Internationale virksomheder skal være i overensstemmelse med lovgivningen i alle de lande, hvor de er aktive. Dette skyldes, at lovovertrædelser i udlandet - for eksempel af datterselskaber - kan have konsekvenser for hele koncernen.

Konsekvenser ved manglende overholdelse

Manglende overholdelse er farligt og økonomisk risikabelt. At undlade at overholde de relevante regler kan få alvorlige konsekvenser. Disse inkluderer:

• Økonomiske konsekvenser: Betydelige økonomiske sanktioner og erstatningsbetalinger
• Tab af omdømme: Negativt offentligt billede, tab af kundetillid
• Driftsforstyrrelser: Mulig påvirkning af driftsprocesserne på grund af manglende overholdelse

Behovet for et CMS

Et CMS er blandt andet nødvendigt for at opfylde kravene i den tyske Corporate Governance-kodeks (DCGK) og virksomhedens specifikke behov.

Tilpasning og effektivitet

Et compliance management-system skal være fleksibelt og kunne tilpasses tekniske og juridiske ændringer for at sikre operationel ekspertise og ikke mindst for at retfærdiggøre den økonomiske investering. En Compliance Officer er afgørende for at kunne reagere øjeblikkeligt på manglende compliance og for at sikre CMS'ets aktuelle status.

Den tekniske implementering af compliance-regler kræver omhyggelig planlægning. Først og fremmest er det vigtigt at identificere alle relevante regler og risici, der gælder for din virksomhed. Dette omfatter ikke kun de velkendte regler og standarder som GDPR eller PCI DSS, men også lokale og regionale regler. Gennemfør en intern revision for at finde ud af, om og i hvilket omfang din virksomhed allerede overholder de påkrævede regler.

For at undgå overtrædelser og bøder skal en compliance-strategi prioritere og tage højde for grundlæggende love og regler helt fra starten. Desuden skal alle medarbejdere inddrages i compliance-processerne: Compliance er ikke kun den compliance ansvarliges ansvar.

Implementering af compliance - de vigtigste trin:

Identifikation af risici: Identificering af alle regler og love, der er relevante for virksomheden, herunder de typer risici, den kan blive udsat for.
Interne revisioner: Gennemførelse af interne audits for at evaluere effektiviteten af sikkerheds- og compliance-strategien
Køreplan for overholdelse: Oprettelse af en køreplan, der definerer, hvilke compliance-regler der skal håndteres
Uddannelse af medarbejdere: Sikre, at medarbejderne kender de nyeste regler og bestemmelser og er i stand til at anvende dem.