Compliance Management as a Service | SITS
Sichere Führung durch nahtlose Compliance

Der Dschungel an Gesetzen und Richtlinien ist für Unternehmen eine große Herausforderung: Die DSGVO (Datenschutz), die NIS2-Richtlinie (Cybersecurity), die Whistleblower-Richtlinien, die ESG-Regeln zur Nachhaltigkeit und das IT-Sicherheitsgesetz 2.0 sind nur einige Beispiele für Guidelines, an die sich (inter)national agierende Unternehmen halten müssen (weitere Infos hier).

Insbesondere Unternehmen, die Kundendaten verarbeiten, sind mit strengen rechtlichen Anforderungen an den Schutz, die Verwendung und Weitergabe dieser Daten konfrontiert. Um Sanktionen zu vermeiden und die Datensicherheit zu gewährleisten, ist daher die Implementierung und konsequente Umsetzung von IT-Compliance-Richtlinien im gesamten Unternehmen entscheidend.

Diese verbindlichen Vorgaben gelten für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Ihre Umsetzung muss aktiv überwacht und durchgesetzt werden, um eine effektive Daten- und IT-Sicherheit zu gewährleisten. Je nach Branche und Art des Unternehmens unterscheiden sich dabei die gesetzlichen Anforderungen: Jeder Betrieb muss individuelle Maßnahmen ergreifen.

Mit „as a Service“ zu Compliance

Unternehmen müssen Compliance fest in ihre Strukturen integrieren – von der Technologie bis zum Personal. Mit dem einmaligen Aufbau eines maßgeschneiderten Compliance Management Systems (CMS) ist es dabei nicht getan: Es muss kontinuierlich angepasst werden – und Unternehmen müssen auf Compliance-Verstöße reagieren. Die 24/7-Bereitschaft durch einen Compliance Officer (CO) bietet hier Sicherheit.

Die SITS hilft bei der Einrichtung eines vollständigen Compliance-Management-Prozesses. Dieser umfasst initiale Checks, Pre-Audits, die Optimierung von Compliance-Maßnahmen und die kontinuierliche Überwachung durch einen Compliance Officer. So wird die Einhaltung aller relevanten rechtlichen Rahmenbedingungen sichergestellt.
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Neue EU-Vorschriften zur Cybersicherheit
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Mit NIS-2 hat die erste große Veränderung bereits begonnen. Die bestehende NIS-Richtlinie zur Sicherung von Netz- und Informationssystemen wurde erweitert und wird als NIS-2 in den kommenden Jahren bedeutende Veränderungen für Unternehmen und deren Lieferketten mit sich bringen.
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Die Herausforderungen für Unternehmen

Compliance: Eine Fülle von Vorschriften

Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und interner Maßnahmen ist eine zentrale Säule für die sichere Führung eines Unternehmens. Hier ein Überblick über die maßgeblichen Anforderungen.

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Die wichtigsten Vorschriften
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Die Bedeutung der Umsetzung von IT-Compliance-Richtlinien
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Technische und organisatorische Umsetzung
BILD
Ihr Wegweiser durch den Compliance-Dschungel
Für nahezu jede Branche existieren spezifische Vorschriften. Die wichtigsten sind:
  • DSGVO: Jedes Unternehmen, das personenbezogene Daten in der EU verarbeitet, muss diese EU-Verordnung einhalten. Von der kleinsten Agentur bis zum globalen Konzern ist Datenschutz nach der DSGVO ein zentrales Compliance-Element.
  • NIS2: Diese EU-Richtlinie wird zum Oktober 2024 in deutsches Recht umgesetzt. Sie betrifft vor allem eine Reihe von Anbietern wesentlicher Dienste wie Energieversorger und Transportunternehmen. Die NIS2 setzt neue Standards für die Sicherheit ihrer Netz- und Informationssysteme.
  • IT-Sicherheitsgesetz 2.0: Im Fokus dieses Gesetzes stehen Betreiber kritischer Infrastrukturen. Dazu gehören zum Beispiel Gesundheitsdienstleister, Banken und Versorgungsunternehmen. Sie sind verpflichtet, ihre IT-Systeme noch widerstandsfähiger gegen Cyber-Angriffe zu machen.
  • ESG-Regeln: Diese betreffen nicht nur Finanzinstitute, die in nachhaltige Projekte investieren, sondern alle Unternehmen, die sich auf die Fahnen schreiben, ethisch, sozial verantwortlich und umweltbewusst zu handeln („Environmental Social Governance“, ESG).
  • HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act): In den USA ist dieses Gesetz für den Schutz von Patientendaten im Gesundheitssektor maßgeblich.
  • PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard): Das ist ein weltweit gültiger Standard für alle Organisationen, die Kreditkartentransaktionen verarbeiten, speichern oder übertragen.

BILD
Darauf müssen Sie achten
Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und interner Richtlinien ist eine zentrale Säule für die sichere Führung eines Unternehmens. Dabei sind insbesondere folgende Aspekte wichtig:

Verantwortung der Unternehmensleitung
Die Unternehmensleitung ist für die strikte Einhaltung aller gesetzlichen Vorschriften verantwortlich. Sie kann diese Verantwortung aber auch an jemanden delegieren, der die branchenspezifischen Vorschriften kennt und weiß, welche technischen Maßnahmen notwendig und angemessen sind. Falls vorhanden, wird daher oft die IT-Abteilung bzw. ein IT-Administrator oder eine IT-Administratorin mit diesen Aufgaben betraut. Die benannte Person entwickelt dann in Abstimmung mit der Unternehmensleitung die IT-Compliance Policies.

Einhaltung nationaler und internationaler Vorschriften
International tätige Konzerne müssen in allen Ländern, in denen sie agieren, compliant sein. Denn Rechtsverstöße im Ausland – etwa von Tochtergesellschaften – können konzernweite Konsequenzen nach sich ziehen.

Konsequenzen von Non-Compliance
Non-Compliance ist riskant und kostspielig. Die Nichteinhaltung der relevanten Vorschriften kann schwerwiegende Folgen nach sich ziehen. Dazu zählen:

  • Finanzielle Belastungen: Hohe Bußgelder und Schadenersatzzahlungen
  • Reputationsverlust: Negatives Bild in der Öffentlichkeit, Verlust des Kundenvertrauens
  • Operationale Störungen: Mögliche Beeinträchtigung von Betriebsabläufen durch Non-Compliance

Notwendigkeit eines CMS
Ein CMS ist unter anderem erforderlich, um den Anforderungen des Deutschen Corporate Governance Kodex (DCGK) und spezifischen Bedürfnissen des Unternehmens gerecht zu werden.

Anpassungsfähigkeit und Effizienz
Ein Compliance Management System muss flexibel an technische und rechtliche Veränderungen anpassbar sein, um operative Exzellenz zu gewährleisten und nicht zuletzt den finanziellen Aufwand zu rechtfertigen. Um bei Compliance-Verstößen umgehend zu reagieren und den aktuellen Stand des CMS sicherzustellen, ist ein Compliance Officer unverzichtbar.

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Compliance erreichen
Die technische Umsetzung von Compliance-Vorschriften erfordert eine sorgfältige Planung. Zunächst sollten Sie alle relevanten Vorschriften und Risiken identifizieren, die für Ihr Unternehmen gelten. Dabei sind nicht nur die bekannten Regelungen und Standards wie DSGVO oder PCI DSS zu beachten, sondern auch lokale und regionale Vorschriften. Durch ein internes Audit ermitteln Sie, ob und inwieweit Ihr Unternehmen die erforderlichen Vorschriften bereits erfüllt.

Um Compliance-Verstöße und Bußgelder zu vermeiden, sollte eine Compliance-Strategie Prioritäten setzen und grundlegende Gesetze und Vorschriften von Anfang an berücksichtigen. Zudem müssen alle Mitarbeitenden in die Compliance-Prozesse einbezogen werden: Für die Einhaltung der Vorschriften ist nicht allein der Compliance-Beauftragte zuständig.

Compliance umsetzen – die wichtigsten Schritte:

  • Risikoidentifizierung: Ermitteln aller für das Unternehmen geltenden Vorschriften und Gesetze, einschließlich der Arten von Risiken, denen es ausgesetzt sein könnte
  • Interne Audits: Durchführung interner Audits zur Bewertung der Wirksamkeit der Sicherheits- und Compliance-Strategie
  • Compliance-Plan: Erstellen eines Plans, in dem festgelegt ist, welche Compliance-Vorschriften einzuhalten sind
  • Mitarbeiterschulungen: Sicherstellen, dass die Mitarbeitenden über die neuesten Regeln und Vorschriften informiert sind und sie anwenden können

Check. Optimierung. Überwachung.
Mit CaaS in drei Phasen zu erhöhtem Datenschutz
Initial-Check & Pre-Auditsichtung
Compliance Management & Optimierung
24/7 Überwachung durch Compliance
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Initial-Check & Pre-Auditing
Der Grundstein für Compliance wird mit einem gründlichen Check und Pre-Audit gelegt. Dieser Schritt bildet die Grundlage für Transparenz und Verständnis der aktuellen Compliance-Situation des Unternehmens und informiert über erforderliche Maßnahmen:
  • Sichtung der vorhandenen Compliance-Dokumentation
  • Prüfung von Verantwortlichen und Hinweisgeber-Meldesystemen
  • Bewertung von Compliance-Maßnahmen, GAP-Analyse, Reporting
  • Durchführung von Pre-Audits und Compliance Audits in Anlehnung an ISO 37301
Compliance Management & Optimierung
Nach der Ermittlung des Status Quo folgt die Phase des aktiven Compliance Managements und der kontinuierlichen Optimierung. Im Vordergrund stehen die Feinabstimmung von Richtlinien und Prozessen sowie die Integration neuer Compliance-Standards. Das Ziel ist es, Unternehmen vor Sanktionen zu bewahren und sicher aufzustellen.
  • Aufbau eines Compliance-Managementsystems mitsamt branchenspezifischem Rechtskataster und Hinweisgeber-Meldesystem
  • Einrichtung eines Hinweisgeber-Meldesystems
  • Umsetzung der für Ihr Unternehmen geltenden Compliance-Richtlinien
  • Compliance-Sensibilisierung und Awareness
24/7 Überwachung durch Compliance Officer
In der letzten Phase wird die Compliance-Umsetzung zum kontinuierlichen Prozess. Die permanente Überwachung und Betreuung durch einen Compliance Officer stellt sicher, dass das Unternehmen jederzeit die geltenden Vorschriften befolgt. Damit bleiben Sie auf der sicheren Seite – 365 Tage im Jahr, rund um die Uhr.
  • Bereitstellung eines qualifizierten Compliance Officers
  • Bereitstellung eines sicheren Datenraums für die Bearbeitung und Ablage von Dokumenten
  • Eigenverantwortliche Steuerung und Koordination der anfallenden Arbeiten inkl. Berichterstattung durch den CO
  • Erstellung der erforderlichen Dokumentation für das CMS
  • Bereitstellung eines 24/7-Hinweisgeber-Meldesystems für Compliance-Verstöße
  • Zusätzlich bietet unser Expertenteam eine Rückversicherung von bis zu zwei Millionen Euro im Schadensfall sowie eine Hotline (Mo–Fr 8–17 Uhr) rund um Compliance-Fragen an.
Sicherheit mit einem Klick!
Unsere Experten für Assessment & Advisory stehen Ihnen zur Verfügung: Von Penetrationstests bis Compliance - wir schmieden maßgeschneiderte Strategien, um Ihre IT-Sicherheit auf das nächste Level zu bringen.

Unsere Lösungen

Compliance as a Service

Ein Compliance Management System und ein Compliance Officer sind in wenigen Unternehmen vorhanden. Beide sollten aber ein fester Bestandteil Ihres Security Investments sein.

01
Bereitstellung eines CO
Der Compliance Officer steht Ihnen bei Sicherheitsfragen zur Seite, gewährleistet die Compliance-Konformität Ihrer IT-Infrastruktur, hilft beim Vermeiden von Sicherheitsproblemen und Bußgeldern und bietet Unterstützung beim ESG-Reporting.
02
Implementierung des CMS
Der CO implementiert ein für Ihr Unternehmen maßgeschneidertes Compliance Management System. Damit werden rechtliche Probleme vermieden und die relevanten Vorschriften eingehalten.
03
Insider Threat Protection
Implementierung eines Hinweisgebersystems zum Schutz von Personen in Ihrem Unternehmen, die Compliance-Verstöße anonym melden.
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Jonas Fischer
Account Manager, SITS Group